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OBRIGATORIEDADE DE ARQUIVO DAS NF-E DE FORNECEDORES

Reinaldo Luiz Lunelli *

A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal e em conformidade com as novas tendências de mercado é que desde 2009, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) vem sendo amplamente utilizada em nosso país.

O projeto da NF-e justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando o fortalecimento do controle e da fiscalização além de possibilitar enormes benefícios também aos contribuintes.

No entanto, passados três anos da implantação deste projeto, muitas empresas ainda não se atentaram para a importância da manutenção dos arquivos eletrônicos gerados e recebidos de seus fornecedores.  Isso mesmo; as empresas ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando somente os arquivos emitidos pela própria empresa se esquecendo que a legislação também obriga o armazenamento (pelo prazo de cinco anos) das NF-e recebidas de seus fornecedores.

Vale salientar ainda que, não basta guardar o DANFe, que como o próprio nome já diz é apenas um “Documento Auxiliar” da Nota Fiscal Eletrônica e que possibilita o acesso ao conteúdo completo do documento fiscal, representado pelo respectivo arquivo XML. A legislação tributária exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências fiscais.

Este é o principal motivo de recebermos tantos e-mails com os links às NF´s de nossos fornecedores, que em verdade só o fazem para atender à exigência em que o emitente da NF-e entregue ou disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário. O método mais utilizado pelo mercado para resolver esse ponto é o envio desses arquivos por e-mail, otimizando a entrega e automatizando os processos.

Devido à importância deste arquivo e à modernização constante, é preciso acostumar-se que os arquivos de papel agora são substituídos por informações digitais e também que, por medida de segurança, estes dados não podem estar sujeitos a qualquer problema de seu e-mail que acarretaria na perda imediata de dados tão relevantes.

Um procedimento que garante maior segurança é verificar se a chave de acesso à Nota fiscal eletrônica é válida através do portal da Secretaria da Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br), salvar esse arquivo em alguma pasta de seu computador e, de preferência, periodicamente, realizar uma cópia de segurança em outro dispositivo (Pen Drive, CD, DVD, HD Externo, etc.) de forma organizada e separado cronologicamente.

Existem também, alguns sistemas que já administram toda esta operação de forma automatizada e que costumam ter preços acessíveis.

A boa notícia é que com este procedimento, automatizado ou não, você estará contribuindo para a sustentabilidade, reduzindo o volume de papéis emitidos e os custos com impressão. De quebra, ainda estará atendendo a uma exigência legal que poderá ser requerida a qualquer momento pela autoridade fiscal!

Para saber mai sobre a legislação tributária relacionada ao SPED e à Nota Fiscal Eletrônica, conheça nossa obra eletrônica atualizável intitulada SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

* Reinaldo Luiz Lunelli é Contabilista, especialista em Planejamento e Gestão de Negócios, Auditor, Consultor de Empresas com experiência contábil, tributária e societária. Habilitação acumulada em controladoria, planejamento tributário e recuperação de créditos fiscais extemporâneos. Professor universitário e membro da redação dos sites Portal Tributário e Portal de Contabilidade.


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