A tecnologia a serviço do empresário eficaz
Gilmar Duarte da Silva - 06.05.2013
Resumo: Muitas tecnologias que proporcionam alto rendimento no dia a dia das empresas de contabilidade continuam sendo subutilizadas, mas o empresário habilidoso investe tempo para conhecê-las.
Tags: tecnologia, TIC, digital, tempo, contabilidade, software
Descrição:
A constante evolução tecnológica, especialmente das últimas décadas, tem trazido grandes mudanças que impactam nossas vidas. Algumas delas certamente são pouco benéficas para o aprimoramento do relacionamento humano, que às vezes torna-se frio. No entanto, sabemos que toda inovação pode ter dois lados, positivo e negativo. O pai da aviação Alberto Santos Dumont criou o avião para proporcionar conforto e rapidez nos deslocamentos, mas o mesmo foi utilizado também para matar pessoas.
A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é o conjunto dos recursos tecnológicos que interferem e mediam os processos de informações e comunicações dos seres. A sua adoção para realizar tarefas poderá trazer grandes benefícios, dentre os quais destacamos a velocidade, que gera redução do tempo aplicado nas tarefas e, consequentemente, redução dos custos, possibilitando a oferta de serviços a preços mais baixos com aumento da lucratividade.
O empresário contábil, muitas vezes assoberbado com tarefas operacionais, deve ocupar-se da identificação de meios tecnológicos que irão favorecer a sua empresa na execução dos serviços com padrões de qualidade e agilidade. Participar de eventos, destinar tempo para conhecer novos softwares e envolver-se em cursos para aumentar as habilidades tecnológicas são atitudes que fatalmente irão reverter em mais lucro do que executar serviços que podem ser delegados para colaboradores capacitados.
Nesta semana observei um colaborador preocupado com uma tarefa solicitada por um cliente. O administrador de uma empresa com 30 funcionários solicitou que mensalmente seja feita uma simulação da rescisão contratual de todos os colaboradores, inclusive com o aviso-prévio indenizado e a multa do FGTS, tarefa que estava consumindo quatro horas semanais. Sentei com ele e procurei entender a necessidade do cliente. Descobrimos que a simulação continuará sendo feita nos próximos seis meses e que o nível de precisão pode variar até 10%, para mais ou para menos. Juntos, desenvolvemos uma planilha eletrônica que consumiu 15 minutos e mais 30 minutos para o preenchimento. A partir de agora, a previsão para o cliente será feita em cinco minutos.
O investimento em novas tecnologias não é barato, mas se confrontado com o tempo gasto para realizar a mesma tarefa com a adoção de ferramentas ultrapassadas, o custo benefício da maioria das novas tecnologias é recompensador. Não espere todos os seus concorrentes passarem a utilizar as novas tecnologias para começar, pois poderá ser tarde demais.
Treine seus colaboradores para pensar cada vez mais, especialmente para encontrar problemas. Sim, isto mesmo. Encontrar problemas é importante para revelar rotinas defeituosas ou que necessitam de muito esforço para serem cumpridas. Encontrado o problema é a vez de pensar e identificar uma estratégia que elimine o esforço exagerado aplicado na tarefa. A estratégia normalmente é encontrada com a adoção das diversas novas tecnologias disponíveis no mercado e que talvez você ainda não conheça.
A TIC não é um fim, mas um meio para modernizar o relacionamento e diminuir o tempo de resposta aos clientes. Lembre-se que estamos vivendo a era digital e as empresas contábeis necessitam ser competitivas para sobreviverem.
Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários Contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".
