DIFICULDADES NA ADEQUAÇÃO AO SPED

Reinaldo Luiz Lunelli

Segundo o levantamento da consultoria Everis, feito com 88 das 500 maiores companhias do País, metade das empresas ouvidas ainda não fez a adequação de seus sistemas para emitir a Nota Fiscal eletrônica (NF-e). A pesquisa também aponta que, a escrituração fiscal (EFD) foi finalizada por apenas 11% das companhias e a contábil (ECD), por somente 10%.

A resistência de algumas empresas na adequação de seus sistemas ao SPED, está relacionada principalmente à falta de conhecimento do que é o projeto e da redução de custos que será obtida após o processo de implantação que, logicamente, exige um investimento inicial relacionado não só a recursos financeiros, como também a recursos de tecnologia e humanos em especial. Os empresários custam acreditar que terão benefícios com a nova sistemática e vislumbram somente o ganho por parte do governo, mas precisamente, por parte dos órgãos de fiscalização.

O "Big Brother Fiscal", como vem sendo chamado, é um sistema que insere as autoridades legais na Era do Conhecimento. Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes e de modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

COMPOSIÇÃO

O projeto é composto por cinco grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital, Nota Fiscal Eletrônica - Ambiente Nacional, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico - Ambiente Nacional. Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal, possibilitando, com as parcerias fisco-empresas, planejar e identificar soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias.

A redução dos custos por parte das empresas e do fisco, também é um dos fatores relevantes para a implementação desta nova solução. Em especial destaca-se à redução dos custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel, já que com o SPED, as informações estarão somente disponíveis de forma digital, eliminando as longas e dispendiosas emissões de livros contábeis e fiscais. Também aponta-se redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias que serão reduzidas com o andamento do projeto, já que grande parte das informações hoje prestadas por declarações remetidas periodicamente ao fisco, estarão disponíveis de forma padronizada nos arquivos digitais encaminhados ao ambiente de guarda e análise dos arquivos eletrônicos.

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

O SPED prevê que os livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias serão emitidos de forma eletrônica, observando o disposto na Medida Provisória 2.200-2, de 24.08.2001, que institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Desta forma, os livros e documentos abrangidos pelo SPED serão assinados de forma digital pelo contribuinte, por seu representante legal ou por quem à legislação pertinente indicar, seguindo as Normas da ICP-Brasil. De acordo com informações da própria instituição, a quantidade de entidades credenciadas na ICP-Brasil vem aumentando com freqüência, dada a percepção, pelos diversos setores, das inúmeras possibilidades de uso dos certificados digitais e agora da obrigatoriedade do uso do SPED. Na prática, o certificado digital funciona como uma carteira de identidade virtual que permite a identificação segura de uma mensagem ou transação em rede de computadores. O processo de certificação digital utiliza procedimentos lógicos e matemáticos para assegurar confidencialidade, integridade das informações e confirmação de autoria.

ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

O acesso às informações armazenadas no SPED deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário. Assim, fica garantido o sigilo necessário já que os usuários não terão acesso irrestrito às informações transmitidas, que serão disponibilizadas no limite da competência de cada órgão.

O acesso também será possível aos empresários e às sociedades empresárias em relação às informações por eles transmitidas ao Sistema, mas vale lembrar que a obrigatoriedade de guarda das informações é sempre do contribuinte, não servindo o ambiente nacional como um repositório de cópias de segurança.

OBRIGATORIEDADE E PRAZOS DE ENTREGA

A obrigatoriedade de adoção do SPED está determinada em cada um dos sub-sistemas que o compreendem, mas já está em vigor para algumas companhias, principalmente às sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real, que já estão obrigadas à adoção parcial do sistema com relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008.

Os prazos de entrega também variam de acordo com o sistema e podem ser mensais, anuais ou mesmo diárias, como é o caso da NF-e que precisa ser transmitida no momento de sua emissão, já que para acompanhar o transporte da mercadoria é necessária a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é emitido após a validação do arquivo no ambiente nacional do SPED.

As multas por atraso podem chegar a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por mês calendário ou fração, o que deve atentar os contribuintes a fim de evitar transtornos por parte do fisco e desembolsos desnecessários em virtude das penalidades aplicáveis.

Maiores informações e o detalhamento completos dos sistemas que compõem o projeto, podem ser obtidos na obra eletrônica SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

* Reinaldo Luiz Lunelli: Contabilista, auditor, consultor de empresas, professor universitário, autor de livros técnicos de matéria contábil e tributária e membro da redação dos sites Portal Tributário e Portal de Contabilidade.