CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS

 

Paulo Henrique Teixeira

 

1. SEQÜÊNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO

 

1.1  PROGRAMAÇÃO DE PRODUÇÃO

 

Programação de Produção Mensal ou para um determinado período:

-         a Diretoria de Produção, Diretoria  Geral, Diretoria de Vendas, através de índices confiáveis (históricos, projeções, comportamento das vendas em  períodos anteriores, pedidos especiais de clientes) determinam qual será a produção do mês.

-         através da Programação de Produção, o Setor de Produção  informa, ao Estoque de Matérias-Primas,  a quantidade de matéria-prima  a ser consumida no mês ou no período. O Estoque de matérias-primas por sua vez, emite a requisição de compra das matérias-primas ao Setor de Compras.

 

1.2 ORDEM DE PRODUÇÃO

 

A Ordem de Produção deve ser autorizada pela Administração da empresa ou se existindo a Programação Mensal de Produção, serve esta como autorização.

 

Deve conter:

-         data

-         numeração seqüencial

-         quantidade a ser produzida e especificações do produto a ser produzido

-         autorização do Diretor de Produção, responsável pelo Setor, além da autorização citada acima

-         Relação das matérias-primas a serem consumidas, previsão de horas a serem utilizadas (Mão-de-Obra Direta), entre outros

-         Apontamento de matérias-primas e horas gastas realmente gastas na produção.

 

1.3 REQUISIÇÕES DE MATERIAIS

 

Aberta a ordem de produção, os funcionários farão as requisições de matérias-primas ao Almoxarifado, devendo constar o seguinte na requisições:

 

-         data

-         numeração seqüencial

-         constar o número da Ordem de produção, pois o sistema vai baixar o custo para a respectiva Ordem de Produção

-         dados e quantidades da matéria-prima requisitada

-         autorização do responsável pelo Setor

-         assinatura do funcionário requisitante

 

1.4 CONTROLE DE PERDAS

 

Em cada produção, a empresa deve ter conhecimento do percentual de perda de matéria, acompanhando esse índice, buscando cada vez mais aprimorar a produção e desperdiçar  menos material.

 

Através de estatísticas do Setor de Produção, procurar implementar vez por vez novos procedimentos que visem evitar desperdício.

 

1.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS

 

Após a fabricação do produto é dado entrada da ordem de produção no Estoque de Produtos Acabados, o qual faz parte do Setor de Produção.

 

As baixas são efetuadas mediante o faturamento.

 

São aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do Estoque de Matérias-Primas.

 

1.6 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

 

Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência de erros e fraudes. 

 

2. OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO

 

- A quantidade e o tipo de produtos devem ser fabricados  de acordo com a autorização da administração. Somente produtos com determinada quantidade pedida entra em produção  mediante Ordem de produção  e controle restritivo sobre as quantidades de produtos acabados para evitar a produção de produtos que não vendem, excesso de estoques, perdas e perecimento.

 

- Controles de movimentação de ativos da empresa de forma que somente poderão ser retirados da empresa com autorização da administração.

 

- Políticas bem definidas para identificar ajustes referentes diferenças  de inventários e autorização da administração dos mesmos, para evitar valores que não expressem a real situação.

 

- Sistema adequado de custos integrado à contabilidade par evitar riscos fiscais e erro na apuração dos custos.