DICAS PARA ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
Equipe Portal de Contabilidade
Todos os lançamentos que envolvem o caixa devem ser registrados, como pagamentos a fornecedores, recebimento de vendas e saques no caixa eletrônico.
A falta destes registros pode implicar em saldo incorreto e possibilidade de, numa fiscalização, a empresa ser autuada por não comprovar corretamente suas operações.
O livro deve registrar as operações em ordem cronológica de pagamento ou recebimento (coluna “entradas” para os recebimentos e coluna “saídas” para os pagamentos).
RECEBIMENTOS EM DINHEIRO E CHEQUES
Os valores recebidos em dinheiro devem ser registrados na coluna de entradas do livro Caixa, mencionando-se a origem do numerário, procedimento esse que deverá ser adotado ainda que o valor tenha sido recebido em cheque.
PAGAMENTO EM DINHEIRO OU CHEQUES
Os valores pagos em dinheiro ou cheque devem ser registrados na coluna de saídas, fazendo-se menção ao documento que comprove o pagamento da despesa ou título.
SALDO DE CAIXA
O saldo de caixa deve ser apurado diariamente, conforme o seguinte cálculo:
Saldo anterior + Recebimentos - Pagamentos = Saldo atual.
É muito importante que o saldo do caixa apurado seja sempre positivo. A existência do chamado “saldo credor de caixa” (ou saldo negativo) implica na possibilidade de autuação fiscal, na presunção que deixaram de ser registradas vendas da empresa (situação denominada “omissão de receita”).
Esta situação ocorre quando os pagamentos superam os recebimentos, e o saldo anterior registrado no livro caixa é menor que o saldo negativo do período.
Por exemplo:
Saldo anterior de caixa R$ 400,00
Pagamentos no período R$ 2.000,00
Recebimentos no período R$ 1.000,00
Saldo atual de caixa = R$ 400,00 – R$ 2.000,00 + R$ 1.000,00 = - (negativo) R$ 600,00.
A fiscalização, ao se deparar com esta situação, irá notificar a empresa para que recolha os tributos devidos (ICMS, ISS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL ou Simples Nacional) sobre o de “saldo negativo”.
IMPLICAÇÕES FISCAIS
O problema mais comum na escrituração do livro caixa é a falta de registro de entradas de caixa (como vendas à vista), que pode gerar notificação fiscal.
Todo e qualquer recebimento de dinheiro ou cheque precisa ser adequadamente documentado, e as vendas devem estar acobertadas por nota fiscal emitida.
A falta destes elementos (comprovação) implica na situação denominada “omissão de receita”, quando a fiscalização autua o contribuinte por deixar de emitir documento (no caso, nota fiscal) para acobertar suas entradas de dinheiro.
