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EXIGIBILIDADE E FORMALIDADES DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS PRA FINS DE LICITAÇÃO

Reinaldo Luiz Lunelli*

Em conformidade com o Art 31, inciso I da Lei 8.666/93 a administração pública deverá, quando da qualificação econômico financeira, verificar o balanço patrimonial e as demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa.

Assim, vale salientar que Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da entidade. O principal objetivo deste demonstrativo é apresentar de forma organizada e ordenada os registros que afetaram o patrimônio da empresa, de modo a facilitar o conhecimento e a análise da real situação financeira desta.

Exigibilidade das Demonstrações Contábeis

A primeira análise que se faz é quanto à exigibilidade dos informes contábeis, em especial, do Balanço Patrimonial.

A lei exige que o Balanço seja levantado no fim de cada exercício financeiro que geralmente coincide com o fim do ano civil, 31 de dezembro. No entanto, pode ser levantado mais de uma vez por determinação de Estatuto Social, que é a forma jurídica das Sociedades Anônimas (S/A), mas isto também é pouco comum.

Em janeiro os contadores recebem toda a documentação fiscal da empresa relativa a dezembro e com isso, deverá realizar a escrituração dos fatos contábeis e fazer a conciliação bancária, para então realizar os últimos ajustes e revisões para o encerramento das demonstrações contábeis.

A data limite de apresentação do BP de um exercício financeiro será sempre até 30 de abril do ano subsequente aos fatos registrados; a partir daí, os informes anteriores perdem a sua validade. Exemplificado, entendamos que o Balanço patrimonial de 2012, encerrado em 31/12/2012 precisa ser levantado até 30/04/2013 e terá validade até 30/04/2014 quando a partir desta será exigido o Balanço e as demonstrações contábeis de 2013.

No entanto, ressalva-se que, após a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para as empresas sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real a validade do Balanço patrimonial se estendeu até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte, conforme prevê o Art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/07.

Temos assim, duas datas limites, uma para as entidades tributadas com base no lucro real e abrangidas pelo SPED e outra para as demais empresas. Apesar do SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) ter como data de validade o dia 30 de junho, fica o alerta da exigência legal.

Formalidades do Balanço Patrimonial

É claro que para o Balanço Patrimonial ter validade ele precisa ser elaborado em conformidade com a legislação comercial, societária e fiscal em vigência na data de seu encerramento.

Cabe salientar que o novo Código Civil (Lei 10.406/02) substituiu o Código Comercial que regia as empresas e agora tratamos todas as questões relacionadas às empresas com o Código Civil a partir do art. 966 até o art. 1.195 no Livro II - Do Direito de Empresa.

Os ditames societários para o encerramento do balanço como a forma de classificação, avaliação e as demonstrações obrigatórias são detalhados na Lei 6.404/1976, atualizada recentemente para obedecer ao padrão internacionalmente aceito. Está é, portanto, a Lei das Sociedades por Ações; também aplicável às demais entidades.

A legislação comercial alerta, em seu Art. 1.184 que o Balanço Patrimonial e o de Resultado Econômico (Demonstração do Resultado do Exercício), devem ser lançados no Livro Diário da empresa estando ambos assinados por técnico em Ciências Contábeis, legalmente habilitado e pelo empresário responsável.

Assim, o Balanço Patrimonial autêntico e apresentado na forma da lei civil é o que consta no Livro Diário e portanto, só existirá por meio de cópia autenticada. Isto não quer dizer que outros Balanços não possam ser apresentados, no entanto, como a contabilidade é alterada constantemente em uma entidade, existe o risco das informações apresentadas não serem as oficiais e válidas para a data de seu encerramento.

As sociedades de capital aberto tem ainda a obrigatoriedade de publicação de seus Balanços na imprensa oficial o que sempre vai constituir uma condição de eficácia e veracidade das demonstrações contábeis, atendendo amplamente os preceitos legais.

Portanto, dependendo da forma de constituição da empresa, e para ter-se uma maior segurança sobre os dados apresentados, a administração poderá exigir a publicação oficial registrada (Sociedades Anônimas), ou ainda o termo de abertura e encerramento do Livro Diário, devidamente autenticado pelo órgão competente, do qual se extrai o Balanço Patrimonial em páginas sequencialmente numeradas e em consonância com a lei comercial e societária (Sociedades em Geral).

A escrituração contábil e o levantamento do Balanço Patrimonial são obrigações que alcançam todas as entidades empresárias, independentemente de porte ou forma de constituição. Assim, mesmo para as empresas tributadas pelo regime simplificado de apuração (Simples Nacional) é possível exigir os informes contábeis e patrimoniais, como das demais entidades. A única segregação que se faz é que, para as empresas em geral, o conjunto completo de demonstrações contábeis é muito mais abrangente que para as microempresas e empresas de pequeno porte; bastando para estas a apresentação do Balanço Patrimonial, da Demonstração do Resultado do Exercício e das Notas Explicativas, conforme regulamenta a Resolução CFC 1.418/2012.

* Reinaldo Luiz Lunelli é contabilista, auditor, consultor de empresas, professor universitário, autor de diversos livros de matéria contábil e tributária e membro da redação dos sites Portal Tributário e Portal de Contabilidade.

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