REGISTROS CONTÁBEIS
A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às normas contábeis vigentes.
DOCUMENTAÇÃO
A base dos registros contábeis é a documentação (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, etc.).
Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum dano que dificulte a identificação de seu conteúdo eles deverão ser reconstituídos ou substituídos, na impossibilidade de reconstituição.
A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso a importância que o fluxo de papéis dentro da empresa seja adequado.
Mas existem documentos, como as notas fiscais de entrada de mercadorias, que são contabilizados na data da entrada no estabelecimento, e não na data de emissão do documento.
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMATO DIGITAL
O Comunicado Técnico CTG 2001 estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Detalhes do Registro
A escrituração em forma contábil deve conter, no mínimo:
(a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
(b) conta devedora;
(c) conta credora;
(d) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
(e) valor do registro contábil;
(f) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem os fatos patrimoniais.
Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:
a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;
b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;
c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;
d) vários registros a débito e vários registros a crédito.
Plano de Contas
O plano de contas, com da todas as suas contas sintéticas e analíticas, deve conter, no mínimo, 4 (quatro) níveis e é parte integrante escrituração contábil da entidade, devendo seguir a estrutura patrimonial prevista nos arts. 177 a 182 da Lei 6.404/1976.
REGISTROS CONTÁBEIS QUE EXIGEM ATENÇÃO ESPECÍFICA
Algumas contabilizações exigem uma atenção especial pelo fato de envolverem outros procedimentos que não o simples lançamento contábil, geralmente envolvem cálculos, rateios, retenções de tributos.
Veja maiores detalhamentos no tópico REGISTROS CONTÁBEIS, no Guia Contábil Online.
