NOTA DE DÉBITO CONTÁBIL
A nota de débito contábil constitui-se num documento formal para efetuar cobrança relativas a reembolsos de despesas efetivadas, tais como: alimentação, transporte, hospedagens, entre outras.
Diferentemente da fatura/nota fiscal, a nota de débito contábil não se traduz numa efetiva prestação de serviços ou revenda de mercadorias, mas apenas a comprovação de despesas da devedora pela credora (a empresa que pagou os valores).
Se os valores se apresentarem como efetiva prestação de serviços ou revenda de mercadorias pela credora, deve-se emitir a nota fiscal/fatura, ao invés da nota de débito.
Caso se referirem a mero repasse, que, por conveniências contratuais (por exemplo: contrato de consultoria/auditoria) são pagas pela credora e reembolsadas pela devedora, caracterizam-se como reembolsos, e não como receita.
Contabilmente, a nota de débito, quando reconhecida pela devedora, constitui-se documento hábil para registro das despesas. Entretanto, esclareça-se que não basta a nota de débito ser emitida, ela deve ser acompanhada dos documentos que comprovem a despesa realizada, como notas fiscais, comprovantes de viagem, relatório de despesas de deslocamento e alimentação, recibos, etc.
Não há um modelo padrão de nota de débito. Mas entendemos que deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
Data de emissão
Identificação da empresa devedora - que suporta a (s) despesa (s) final (is): denominação social, CNPJ, endereço
Descrição das despesas objeto do reembolso e data (s) respectiva (s)
Valor das despesas (por item e data: alimentação, hospedagem, transporte, etc.)
Período de referência/competência das despesas cobradas
Forma de pagamento (reembolso em data estipulada ou débito em c/c contábil para acerto mensal, etc.)
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